Energetische Sanierung in der WEG: Der vollständige Ablauf für Hausverwalter

Wenn in Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) die energetische Sanierung auf die Tagesordnung kommt, ist Ihre Position selten angenehm. Technische Anforderungen, ungeklärte Mehrheitsverhältnisse, unzureichende Rücklagen. Die rechtliche Verantwortung liegt trotzdem bei Ihnen.

Laut einer Blitzumfrage des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) von 2023 (n ≈ 1.600 Verwaltungen) sehen 96 % der Hausverwaltungen ihre WEG außerstande, umfassende energetische Sanierungen umzusetzen. 87 % bewerten die Erhaltungsrücklagen als unzureichend.

Der Prozess lässt sich trotzdem gut strukturieren. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die acht Schritte einer WEG-Sanierung, von der Unterlagenprüfung bis zur Förderabrechnung, benennt die relevanten Mehrheitsregeln, die wichtigsten Förderinstrumente und die Punkte, an denen ein Energieberater einzubinden ist.

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Schritt 1: Unterlagen prüfen

Bevor die erste Eigentümerversammlung (EV) einberufen wird, braucht die Verwaltung eine vollständige Dokumentationsgrundlage. Fehlen Unterlagen, verzögert sich der gesamte Prozess.

Prüfen Sie vorab:

• Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
• Beschlusssammlung der letzten Jahre
• Kostenverteilungsschlüssel für Instandhaltungs- und Modernisierungskosten
• Technische Unterlagen: Baupläne, Wartungsprotokolle, vorhandene Energieausweise
• Aktuelle Höhe der Erhaltungsrücklage

Der Kostenverteilungsschlüssel ist der kritische Punkt: Er bestimmt, wie Sanierungskosten auf die Eigentümer verteilt werden. Ist er strittig oder passt er nicht zur geplanten Maßnahme, sollte dies rechtlich vor der ersten EV abgeklärt werden.

Schritt 2: Erste Eigentümerversammlung: Energieberatung beauftragen

Die erste EV hat ein klares Ziel: den Beschluss zur Beauftragung eines Energieeffizienz-Experten (Gebäudeenergieberater).

Die Energieberatung für Wohngebäude (EBW) des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) erstattet 50 % der Beratungskosten, maximal EUR 850 für Gebäude mit drei oder mehr Wohneinheiten. Der Förderantrag bei der BAFA muss vor dem verbindlichen Abschluss des Beratungsvertrags gestellt werden. Wird der Vertrag bereits vor Bewilligung unterzeichnet, muss er einen ausdrücklichen Vorbehalt enthalten, der ihn bei Nichtbewilligung auflöst.

In der EV beschließt die Gemeinschaft:

• die Vollmacht für die Verwaltung zur Beauftragung des Energieberaters
• den Beratungsvertrag inklusive individuellen Sanierungsfahrplan (iSFP)
• falls bereits bekannt: vorläufige Prioritäten für die Sanierungsmaßnahmen

Der iSFP ist mehr als ein technisches Dokument. Er bildet den Sanierungsweg für das gesamte Gebäude über mehrere Jahre ab und ist die Grundlage für den iSFP-Bonus der späteren Förderung. Außerdem setzen viele lokale Förderprogramme (z.B. FKG in München) einen vorliegenden iSFP voraus.

Schritt 3: Zweite Eigentümerversammlung: iSFP vorstellen

Der Energieberater präsentiert den fertiggestellten iSFP in der EV. Dieser Termin verändert die Dynamik der Diskussion: Aus einer politischen Debatte über „ob und was saniert wird" wird eine sachliche Entscheidung auf Basis einer unabhängigen Facheinschätzung.

Wenn der Energieberater die Vorstellung übernimmt, können Sie über die EBW zusätzlich EUR 250 Versammlungsbonus abrufen.

In dieser Sitzung legt die Gemeinschaft fest, welche Maßnahmen aus dem iSFP umgesetzt werden sollen und in welcher Reihenfolge. Bei technisch komplexen Maßnahmen wie einer Dachsanierung mit gleichzeitiger Heizungsmodernisierung kann die EV zusätzlich eine externe Fachplanung beschließen.

Schritt 4: Dritte Eigentümerversammlung: Maßnahmen und Finanzierung beschließen

In dieser Sitzung legt die Gemeinschaft fest, welche Maßnahmen aus dem iSFP umgesetzt werden sollen und in welcher Reihenfolge. Bei technisch komplexen Maßnahmen wie einer Dachsanierung mit gleichzeitiger Heizungsmodernisierung kann die EV zusätzlich eine externe Fachplanung beschließen.

Dies ist die haftungsrelevante EV. Zwei Beschlüsse sind zwingend erforderlich: einer zur Maßnahme, einer zur Finanzierung.

Mehrheitsregeln nach §§ 20 und 21 WEG (Reform 2020)

Seit 2020 reicht eine einfache Mehrheit, um energetische Sanierungsmaßnahmen zu beschließen. Bei einfacher Mehrheit tragen jedoch nur die Ja-Sager die Kosten. Für eine Umlage auf alle Eigentümer brauchen Sie entweder eine qualifizierte Mehrheit (mehr als zwei Drittel der abgegebenen Stimmen und mindestens die Hälfte aller Miteigentumsanteile; § 21 Abs. 2 Nr. 1 WEG) oder den Nachweis, dass die Maßnahme sich innerhalb eines angemessenen Zeitraums amortisiert (§ 21 WEG). Die Wahl der Mehrheitsvariante hat direkte finanzielle Konsequenzen und sollte vor der EV rechtlich abgeklärt sein.

Finanzierungsoptionen

Drei Wege stehen zur Verfügung: Rücklage, Sonderumlage oder WEG-Kredit. Seit der WEG-Reform 2020 ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) voll rechtsfähig (§ 9a WEG); dadurch ist die Kreditaufnahme im Namen der GdWE rechtssicher möglich. Ein WEG-Kredit kann bei größeren Maßnahmen die Sonderumlage ersetzen oder ergänzen. Jede Option hat unterschiedliche Konsequenzen für die Liquidität der Eigentümer und die notwendigen Mehrheitserfordernisse.

iSFP-Bonus

Mit einem gültigen iSFP steigt der Grundfördersatz der Bundesförderung für Effiziente Gebäude (BEG) Einzelmaßnahmen von 15 % auf 20 %. Die förderfähigen Kosten verdoppeln sich von EUR 30.000 auf EUR 60.000 pro Wohneinheit. Rechnen Sie diesen Bonus von Anfang an in die Finanzierungsplanung ein. Wichtig: Das BAFA zahlt die Förderung erst nachträglich aus.

Schritt 5: Mietende informieren

Für alle Einheiten mit Mietverhältnissen gilt eine gesetzliche Ankündigungspflicht. Modernisierungsmaßnahmen nach § 555b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) müssen den Mietenden mindestens drei Monate vor Beginn in Textform angekündigt werden (§ 555c BGB). Textform bedeutet schriftlich oder per E-Mail, nicht mündlich. Zuständig ist die Verwaltung.

Die Ankündigung muss Art, Umfang, voraussichtlichen Beginn und Dauer der Maßnahme sowie die zu erwartende Mieterhöhung enthalten. Fehlt sie oder erfolgt sie zu spät, verschiebt sich der Wirksamkeitszeitpunkt der Modernisierungsmieterhöhung (§ 559b Abs. 2 BGB).

Mietende sind nach § 555d BGB zur Duldung der Maßnahme verpflichtet, sofern die Ankündigung ordnungsgemäß erfolgt ist. Stellen Sie die Ankündigung auf einem nachweisbaren Weg zu, etwa per Einschreiben oder mit schriftlicher Empfangsbestätigung.

Schritt 6: Maßnahmen überwachen

Mit der Beauftragung ausführender Unternehmen übernimmt die Verwaltung die Bauherrenpflicht. Das bedeutet: Angebote einholen und dokumentieren, Verträge prüfen, Termine koordinieren, Zahlungsfreigaben erteilen. Technische Fachkompetenz setzt das Gesetz dabei nicht voraus. Wohl aber die Bereitschaft, bei fehlender Kompetenz Unterstützung hinzuzuziehen. Auch hier unterstützt Sie der Energie-Effizienz-Experte im Rahmen der Energetischen Baubegleitung.

Holen Sie mindestens drei Vergleichsangebote pro Gewerk ein und dokumentieren Sie jeden Einholungsversuch. Halten Sie den Baufortschritt mit Fotodokumentation fest: Aufnahmen vor, während und nach den Maßnahmen sichern die Beweislage bei späteren Mängelansprüchen. Wenn die Verwaltung die technische Überwachung nicht selbst übernimmt, kann die EV eine externe Bauleitung beauftragen. Diese Kosten sind in der Regel ebenfalls förderfähig.

Zahlungsfreigaben sollten Sie erst nach Prüfung des jeweiligen Leistungsstands erteilen. Abschlagszahlungen sind üblich; die vollständige Schlusszahlung sollte erst nach förmlicher Abnahme erfolgen.

Schritt 7: Abnahme und Gewährleistung

Nach Abschluss der Arbeiten steht die förmliche Abnahme. Laden Sie einen Eigentümervertreter sowie bei komplexen Maßnahmen den beauftragten Fachplaner dazu. Dokumentieren Sie alle Mängel schriftlich und legen Sie für jeden Mangel eine Kostenschätzung vor.

Unterscheiden Sie zwischen einer vorbehaltlosen Abnahme und einer Abnahme mit Mängelvorbehalt. Bestehen wesentliche Mängel, die die Nutzung der Maßnahme beeinträchtigen, sollten Sie die Abnahme verweigern und eine schriftliche Nachfrist setzen.

Die gesetzliche Gewährleistungsfrist beträgt fünf Jahre nach Abnahme (§ 634a BGB). Bei Vergabe nach Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B) sind es vier Jahre. Notieren Sie die Fristen für jedes Gewerk separat und legen Sie sie in der Beschlusssammlung ab. Bei Mängeln, die eine rechtliche Auseinandersetzung erfordern, bereiten Sie einen Beschluss zur Beauftragung eines Rechtsanwalts vor.

Schritt 8: Fördermittel abrechnen

Erst wenn alle Maßnahmen abgeschlossen und förmlich abgenommen sind, kann die Förderabrechnung beginnen. Der Energieberater erstellt die Bestätigung nach Durchführung (BnD). Darin bestätigt er, dass die ausgeführten Arbeiten den geförderten Maßnahmen aus dem Antrag entsprechen. Die Verwaltung reicht BnD, Handwerkerrechnungen und Zahlungsnachweise beim Fördermittelgeber ein.

Weichen einzelne Maßnahmen vom ursprünglichen Förderantrag ab, klären Sie das vor der Ausführung mit dem Energieberater. Nicht beantragte Maßnahmen sind von der Förderung ausgeschlossen.

Die EV entscheidet anschließend, ob der Förderbetrag an die Eigentümer ausgezahlt oder der Erhaltungsrücklage zugeführt wird. Planen Sie hierfür eine außerordentliche EV ein, sobald der Bescheid vorliegt.

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GEG-Hinweis: Regeländerungen (Stand: Juni 2026)

Zwei Vorschriften des Gebäudeenergiegesetzes (GEG), die WEG derzeit betreffen, stehen voraussichtlich vor der Streichung. Das Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG) befindet sich im Gesetzgebungsverfahren (Kabinettsbeschluss Mai 2026, Bundestags-Beratung Juni 2026). Ein Inkrafttreten wird für die zweite Jahreshälfte 2026 angestrebt, steht aber noch nicht endgültig fest.

§ 71 GEG (65%-EE-Pflicht beim Heizungstausch): Derzeit gilt diese Anforderung in Städten mit mehr als 100.000 Einwohnern ab 01.11.2026 (von ursprünglich 01.07.2026 verschoben), in kleineren Gemeinden ab 30.06.2028. Mit dem GModG wird § 71 voraussichtlich gestrichen. Gas- und Ölheizungen bleiben dann grundsätzlich zulässig. Stattdessen gilt eine schrittweise Pflicht zu erneuerbaren Brennstoffen: 10 % ab 2029, 15 % ab 2030, 30 % ab 2035, 60 % ab 2040.

§§ 71l und 71n GEG (Etagenheizungen in WEG): § 71n regelt das WEG-interne Abstimmungsverfahren beim Heizungstausch. Die eigentliche Fristenpflicht steht in § 71l GEG: Nach Ausfall der ersten Etagenheizung läuft eine Frist von bis zu 13 Jahren (5 Jahre für die Entscheidung über ein Wärmeversorgungskonzept, bis zu 8 Jahre für die Umsetzung; gilt nur bei Umstellung auf eine Zentralheizung). Beide Vorschriften entfallen mit dem GModG voraussichtlich.

Bis zum Inkrafttreten des GModG gelten die bestehenden Fristen. Sprechen Sie laufende Planungen mit Ihrem Energieberater ab, um den aktuellen Rechtsstand zu berücksichtigen.